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팀장이 되고 나서 가장 부담스러운 것 중 하나는 '뒤처지면 안 된다'는 강박입니다. 우리 부서와 관련된 최신 업계 트렌드, 경쟁사의 동향, 그리고 시시각각 변하는 정부 규제까지. 알아야 할 것은 산더미인데, 하루 종일 회의하고 결재하다 보면 신문 기사 하나 정독할 시간조차 없는 게 현실입니다. 예전에는 주말에 몰아서 관련 서적을 읽거나, 출력한 보고서에 형광펜을 칠해가며 공부했습니다. 하지만 정보의 양이 너무 방대해지다 보니 이 방식으로는 도저히 속도를 따라갈 수가 없더군요. "다 읽다가는 늙어 죽겠다"는 생각이 들 정도였습니다. 그래서 저는 전략을 바꿨습니다. '속독'을 배우는 대신, AI에게 '요약'을 시키기로 한 것입니다. 오늘은 50페이지짜리 전문 보고서를 단 3분 만에 내 것으로 만들고, 남들보다 한발 앞서 인사이트를 얻는 저만의 정보 습득 비밀을 공개합니다. 1. 50페이지 보고서, 3분 만에 핵심 파악하기 얼마 전, 유관 부서로부터 '2026년도 개정 법규 및 대응 가이드'라는 50페이지짜리 PDF 파일을 전달받았습니다. 제목만 봐도 머리가 지끈거리는 내용이었지만, 팀장으로서 모르면 안 되는 중요한 사안이었습니다. 예전 같으면 야근하며 첫 장부터 읽었겠지만, 저는 챗GPT(유료 버전의 데이터 분석 기능)나 챗PDF(ChatPDF) 같은 '문서 분석 AI'를 켰습니다. 그리고 파일을 업로드한 뒤 이렇게 질문했습니다. "이 문서에서 우리 부서 업무와 관련된 '핵심 변경 사항' 3가지만 요약해주고, 작년 규정과 비교해서 우리가 당장 준비해야 할 것이 무엇인지 알려줘." 결과는 충격적이었습니다. AI는 그 두꺼운 문서 전체를 훑어보는 데 1분도 걸리지 않았습니다. 그리고 정확히 5페이지와 32페이지에 숨어 있던 조항을 찾아내어, "A항목의 기준이 강화되었으니, 기존 공정의 B절차를 수정해야 합니다...

매일 아침 출근하면 제 모니터 주변은 '전쟁터'나 다름없었습니다. "김 대리 보고서 검토", "2시 임원 회의", "거래처 송금 요청"... 깜빡하지 않으려고 여기저기 붙여둔 노란색 포스트잇들이 덕지덕지 붙어 있었기 때문입니다. 부서 팀장이 되고 나서 가장 힘들었던 건 업무의 난이도가 아니라 '가짓수'였습니다. 내 실무도 해야 하고, 팀원들 근태도 챙겨야 하고, 타 부서 협조 요청도 들어주다 보면 정작 중요한 '내 일'은 뒷전으로 밀리기 일쑤였습니다. 그러다 결국 중요한 마감 기한을 하루 넘겨 식은땀을 흘린 적도 있습니다. 그날 이후 저는 결심했습니다. "더 이상 내 기억력을 믿지 말자." 대신 저는 제 복잡한 머릿속을 정리해 줄 '제2의 뇌'로 노션(Notion) AI 를 선택했습니다. 오늘은 정신없는 팀장의 하루를 질서 정연하게 바꿔준 스마트한 일정 관리법을 소개합니다. 1. 머릿속 잡생각, AI에게 '배설'하듯 쏟아내기 예전에는 예쁘게 다이어리를 정리하려고 색색깔 펜을 꺼내 들었습니다. 하지만 바쁜 업무 중에 그럴 시간이 어디 있겠습니까? 결국 몇 장 쓰다 만 다이어리만 수두룩했죠. 이제 저는 형식을 따지지 않습니다. 대신 노션의 빈 페이지를 열고 생각나는 대로 막 적습니다. "아 맞다, 내일 A업체 미팅 잡아야 함. 그리고 이번 주 금요일까지 비용 처리 마감일임. 김 과장 휴가 언제였지? 다음 달 기획안 초안 써야 하는데..." 이렇게 두서없이 적어둔 텍스트 덩어리를 드래그한 뒤, AI에게 "이 내용을 바탕으로 [할 일], [마감일], [우선순위]가 포함된 표로 정리해줘" 라고 시킵니다. 그러면 AI는 단 5초 만에 엉망진창이던 제 메모를 깔끔한 'To-Do List 표'로 변환해 줍니다. 마치 옆에서 비서가 제 혼잣말을 듣고 수첩에 정...

직장 생활을 하면서 가장 막막한 순간을 꼽으라면, 상사로부터 "다음 주까지 내년도 운영 계획안 좀 정리해서 가져와"라는 지시를 받았을 때가 아닐까 싶습니다. 머릿속에는 해야 할 말이 둥둥 떠다니는데, 막상 워드(Word)나 파워포인트(PPT)를 켜고 흰 화면을 마주하면 첫 줄을 어떻게 시작해야 할지 몰라 30분째 커서만 바라보곤 합니다. 부서 팀장인 저 역시 마찬가지입니다. 실무는 누구보다 잘 안다고 자부하지만, 그것을 그럴싸한 문서로 정리하는 건 또 다른 영역의 능력이니까요. '서론부터 써야 하나?', '현황 분석을 먼저 넣어야 하나?' 고민하다가 시간만 속절없이 흐르기 일쑤였습니다. 하지만 이제 저는 '백지 공포증'에서 완전히 해방되었습니다. 저에게는 든든한 '기획 파트너', AI가 생겼기 때문입니다. 오늘은 맨땅에 헤딩하지 않고, AI와 함께 10분 만에 완벽한 보고서 뼈대를 세우는 저만의 노하우를 공개합니다. 1. 막막한 첫 줄, AI에게 '목차'를 묻다 얼마 전, 임원 보고용으로 '부서 업무 효율화 방안'이라는 꽤 무거운 주제의 보고서를 써야 했습니다. 평소 문제점은 알고 있었지만, 이걸 임원들이 좋아할 만한 논리적인 순서로 배치하려니 머리가 지끈거렸습니다. 예전 같으면 구글에서 '보고서 양식', '기획안 목차'를 검색하며 남들이 쓴 걸 찾아 헤맸겠지만, 이번에는 챗GPT를 켜고 이렇게 물었습니다. "내가 제조업 부서 팀장인데, 업무 효율화를 위한 기획안을 써야 해. 현재 문제는 '잦은 회의'와 '수기 데이터 작성'이야. 임원 보고용으로 설득력 있는 보고서 목차를 5단계로 짜줘." 그러자 AI는 놀랍게도 3초 만에 [현황 및 문제점 진단] - [개선 방향성 도출] - [세부 실행 계획] - [기대 효과] - [소요 예산 및 일정]이라는 아주 정석적이고...

직장 생활을 오래 한 부서 팀장인 저에게도 여전히 가장 어려운 업무 중 하나는 바로 '이메일 작성'입니다. 특히 좋은 소식이 아닌, 거절을 하거나 싫은 소리를 해야 할 때는 '보내기' 버튼을 누르기까지 수십 번을 망설이곤 합니다. 신입 사원 시절에는 "상무님께 올리는 메일에 '수고하십니다'라고 써도 되나?"를 고민하느라 30분을 허비했고, 팀장이 된 지금은 거래처의 무리한 요구를 어떻게 하면 기분 상하지 않게, 하지만 단호하게 거절할 수 있을지를 고민하며 모니터 커서만 바라볼 때가 많습니다. 하지만 최근 저는 저만의 든든한 '커뮤니케이션 코치'를 채용했습니다. 바로 챗GPT(ChatGPT)와 같은 생성형 AI입니다. 오늘은 제가 실제로 업무 현장에서 AI를 활용해 이메일의 품격을 높이고, 작성 스트레스는 절반으로 줄인 비결을 공유해 드리려 합니다. 1. 난감한 '거절 메일', AI에게 감정을 맡기세요 얼마 전, 오랫동안 거래해 온 협력 업체로부터 단가 인상을 요청하는 메일을 받았습니다. 원자재 가격이 오른 건 이해하지만, 회사 방침상 올해 예산이 동결되어 도저히 들어줄 수 없는 상황이었습니다. 평소 친하게 지내던 담당자라 딱 잘라 거절하기가 인간적으로 너무 미안하고 난감하더군요. 예전 같으면 "죄송합니다만 어렵습니다"라고 쓰고 지우기를 반복하며 감정 소모를 했을 겁니다. 하지만 이번에는 AI에게 상황을 그대로 설명했습니다. "오랜 파트너십에 감사하고 사정도 이해하지만, 올해 우리 회사 예산 동결로 인해 인상 요청을 수용하기 어렵다. 내년 계약 때 긍정적으로 검토하겠다는 뉘앙스로 최대한 정중하게 거절 메일을 써줘"라고 말이죠. 결과는 놀라웠습니다. AI는 제가 미처 생각지 못한 "귀사의 노고에 깊이 공감합니다"라는 문구로 시작해, 거절의 의사는 명확히 하되 상대방의 체면을 세워주는 완벽한 초안을 3초...

직장 생활 15년 차, 팀장이 된 지금도 가장 하기 싫은 업무를 꼽으라면 단연 '회의록 작성' 입니다. 신입 시절에는 선배들 말 받아적느라 정작 회의 흐름을 놓치기 일쑤였고, 팀장이 된 지금은 "아까 김 대리가 말한 수치가 뭐였지?" 하며 기억을 더듬느라 시간을 허비하곤 합니다. 게다가 가끔 날아오는 해외 거래처의 영문 매뉴얼이나 이메일은 야근을 부르는 주범이죠. 하지만 최근 1년 사이, 제 업무 패턴은 완전히 바뀌었습니다. 제 노트북 안에는 든든한 AI 비서 두 명, '기록 담당(클로바노트)' 과 '번역 담당(DeepL)' 이 살고 있기 때문입니다. 오늘은 이 두 가지 툴을 활용해 1시간 걸리던 업무를 10분으로 줄인 저의 생생한 실무 경험을 공유합니다. 1. 회의록 지옥 탈출: "더 이상 받아적지 마세요" 우리 부서는 매주 월요일 오전마다 주간 회의를 합니다. 각 파트별 이슈와 숫자들이 쏟아지는데, 이걸 정리해서 임원 보고용 회의록을 만드는 건 늘 제 몫이었습니다. 실전 활용기: 클로바노트(Clova Note) 어느 날, 회의 중에 중요한 결정을 내리는데 제가 타이핑하느라 그 순간의 뉘앙스를 놓친 적이 있었습니다. 그 이후로 저는 네이버의 '클로바노트' 를 켜기 시작했습니다. "회의 시작 전, 스마트폰으로 녹음 버튼 하나만 누르면 끝입니다. 놀라운 건 '화자 분리' 기능입니다. 참석자가 5명이었는데, AI가 기가 막히게 '참석자 1', '참석자 2'를 구별해서 대화 내용을 메신저처럼 보여주더군요. 회의가 끝나고 'AI 요약' 버튼을 누르니, 1시간짜리 대화가 단 3줄의 핵심 요약과 '할 일(To-Do)' 리스트로 정리되어 나왔습니다. 제가 할 일은 오타 몇 개 수정해서 메일로 쏘는 것뿐이었습니다."  꿀팁: 중요한 순간에는 녹음 중에...

직장인이라면 누구나 한 번쯤 겪어봤을 공포의 단어가 있습니다. 바로 엑셀 화면에 뜬 #N/A 오류입니다. 부서 팀장으로 일하고 있는 저에게 엑셀은 전쟁터의 총과 같습니다. 수천 개의 부품 번호(Part Number)와 재고 현황을 맞추고, 발주 리드타임을 계산해야 하기 때문입니다. 그런데 바쁜 월말 마감 시즌, 수식이 꼬여서 오류가 나면 정말 식은땀이 흐릅니다. 예전에는 엑셀 고수인 옆 팀 대리님에게 커피 한 잔 사주며 부탁하거나, 네이버 지식인을 뒤지느라 1시간을 허비하곤 했습니다. 하지만 이제는 다릅니다. 저에게는 24시간 대기 중인 유능한 비서, AI가 있기 때문입니다. 오늘은 제가 현업에서 실제로 겪었던 'VLOOKUP 오류 해결' 경험을 통해, 엑셀 초보자도 칼퇴할 수 있게 도와주는 AI 활용법을 공유하려 합니다. 1. 문제 상황: 분명히 맞게 썼는데 왜 오류가 날까? 사건은 지난주 급하게 생산 계획을 수정하면서 발생했습니다. ERP에서 다운로드한 '자재 입고 현황' 데이터와 제가 관리하는 '생산 투입 계획' 엑셀 파일을 합쳐야 하는 상황이었습니다. "분명히 수식이 맞거든요? =VLOOKUP(A2, '입고현황'!A:B, 2, 0) 이렇게 정확하게 썼습니다. 품번도 눈으로 확인했을 때 똑같았고요. 그런데 100개 중 30개 품목에서 계속 #N/A 오류가 뜨는 겁니다. 눈을 씻고 찾아봐도 오타는 없었습니다. 마감 시간은 다가오고, 엑셀 필터를 껐다 켰다 하며 30분을 끙끙대다가 문득 '이걸 AI한테 물어보면 알까?' 하는 생각이 들었습니다." 아마 많은 분들이 저와 비슷한 경험이 있으실 겁니다. 텍스트 형식이 다르거나, 눈에 보이지 않는 공백(Space) 때문에 발생하는 오류인데, 육안으로는 절대 찾아낼 수가 없죠. 2. 해결 과정: AI에게 '상황'을 설명하다 저는 챗GPT(또는 뤼튼, 클로바X ...